Quy trình sale hàng nhập tại công ty forwarding

1. Quy trình sale hàng nhập bao gồm những bước như thế nào? Nếu có thể bạn nào vẽ sơ đồ cho mọi người cùng tham khảo!
Mỗi công ty có một quy trình khác nhau, nhưng gin không có nói ra quy trình của công ty gin được, vì gin không phải là sales, mà nếu có liệt kê ra thì cũng sẽ xuất hiện lằng nhằng mấy bộ phận khác nữa -> khó hiểu, nên gin nói quy trình sales của gin thôi nhé!

1. Nguồn khách hàng.
– Khách hàng gin tự tìm. (Gin sales agent, nên không có tập trung sống chết vào việc tìm khách hàng là các công ty có nhu cầu vận chuyển)
– Khách hàng tự tìm gin. (Thông qua các mối quan hệ + các nguồn mà gin đã cài quảng cáo, chiếm chủ yếu. )

[Gin thấy có một em tâm sự về việc con gái đi làm sales. Nếu như thế thì khắc nghiệt quá. Gin cũng có hơi lả lướt một tí (nhiều khi còn quá lả lướt ấy chứ hahah), nhưng trong giới hạn thôi. Làm thế nào để mình lả lướt mà khách hàng vẫn tôn trọng mình. Cái này không khó tí nào, một lúc nào đó, khi có kinh nghiệm rồi, em sẽ biết nhé! Một cái nữa là cái avatar của em, sao lại thở dài như thế. Life is what you make of it. Cố gắng nghĩ tích cực. Cuộc sống thay đổi từ cái nhìn của mình em. Cười lên một cái nào. Gin thì cười không đẹp nhưng mà lúc nào cũng thấy nhăn nhở.]

2. Inquiry.
– Lượng thông tin về inquiry ngoài việc giúp các CS làm giá tốt hơn, còn cho mình biết:
+ Độ hiểu biết về vận chuyển của khách hàng?
+ Mục đích của khách hàng là gì?
+ Lô hàng có khả quan không?

Để quyết định mark up giá cho phù hợp. Một điều nữa là, thái độ đối với các inquiry kiểu đi chợ giá. Đối với gin, sales = mở rộng quan hệ. Cho nên không có từ chối hay lạnh nhạt. Nhiều khách hỏi giá để lên kế hoạch nhập – hoặc không nhập, hoặc lại nhập CIF, hoặc để lấy cơ sở mặc cả với forwarder khác. Chỉ cần người hỏi giá không phải là forwarder, thì gin đều trả lời hết, time có bị ảnh hưởng một tí, nhưng mà gieo nhiều hạt, cuối cùng cũng được một hoặc là nhiều cây. Vì có thể lần này không thành công. Nhưng những lần sau, nếu mình kiên nhẫn và nhiệt tình, mình sẽ là người được nhớ đến trước. Sales = kiên nhẫn và nhiệt tình. Gin có theo một khách hàng lửng lơ đến hơn 10 tháng. Cuối cùng cũng ok. Tuy nhiên mình cũng phải bảo vệ thời gian của mình bằng cách hỏi lại nhiều thông tin hơn, và chỉ làm việc dựa trên các thông tin đầy đủ. Nếu khách hàng nói anh/chị chỉ có thế, thì mình cũng đưa cho khách báo giá chỉ có thế, rồi mark là khi nào anh chị có thông tin thêm, vui lòng cho em biết để em có báo giá tốt hơn.

3. Báo giá.
– Một số sales phải lấy giá từ CS, một số sales tự làm luôn CS để giao dịch với agent. Một tip để có giá tốt, đó là luôn cung cấp thông tin đầy đủ và chân thật với CS / Agent. Inquiry tiềm năng nói là tiềm năng, inquiry đi chợ nói là inquiry đi chợ. Có như thế, mới không mất lòng CS và agent, CS/agent cũng vì thế mà sẽ support inquiry của mình tốt hơn. Nhất là luôn có feedback về inquiry mình đã hỏi. Được bảo được. Đang theo dõi bảo đang theo dõi. Đã thất bại bảo đã thất bại. Có như vậy, những inquiry lần sau mới được trả lời tử tế. Thêm nữa cũng phải cố gắng mà sales thành công để động viên CS và agent nữa. Uy tín = mối quan hệ lâu dài. Cố gắng làm cho CS / Agent biết rằng, inquiry của mình cũng chính là inquiry của CS/agent, và thắng lợi của mình cũng là của họ. Cái này hơi khó, nhưng mình khéo léo một chút thì sẽ okie.

– Nhiều sales quản lý nhiều account quá, báo giá tá lả xong rồi để đấy chờ khách hàng contact lại. Nhưng như thế = lãng phí thời gian của mình. Cố gắng chủ động hỏi thăm feedback của khách hàng về giá và tình hình hàng hóa của khách hàng, một lần, hai lần. Khách hàng thấy mình quan tâm sẽ quan tâm lại mình thôi. Nhiều khi như thế. Nếu inquiry không khả quan thì khách hàng sẽ thấy ngượng với mình, lần sau sẽ check giá mình với inquiry tử tế hơn. Feedback về giá cũng giúp mình làm việc lại với CS/agent.

– Mặc cả: Gin rất không thích mặc cả. Gin đi chợ cũng ngu nên chẳng bao giờ mặc cả. Có sao trả vậy. Cao quá không trả nữa. Trong Rich dad poor dad có một câu “Mặc cả nhiều làm cho mình trở nên bần tiện. – Chẳng có ai thích có một đối tác bần tiện”. Đúng là gin indifferent nhỉ. Có một sales bảo gin là không hiểu gin làm CS kiểu gì mà không biết mặc cả với agent. Gin bảo lại, gin không biết sales đó là sales kiểu gì mà suốt ngày bị khách hàng mặc cả. Sales đó nói tiếp, Gin có làm sales bao giờ chưa mà nói thế, làm sales khổ sở vì cạnh tranh. Gin bảo gin có làm sales, và rất ít khi bị khách hàng mặc cả. Gin làm giá trên cơ sở biết giá của mình như thế nào thông qua so sánh giá. Và chỉ mặc cả khi có cơ sở. Chẳng hạn khi khách hàng đưa cho gin báo giá của công ty khác giá tốt hơn –> đánh giá inquiry đó ok –> mặc cả. Hoặc là khi gin có báo giá của 3 agent mà agent gin cần dùng lại là agent có giá cao nhất –> mặc cả. Một điều nữa là profit, gin không bao giờ mark up quá cao. Bao giờ cũng chỉ ở mức profit nhất định để giữ quan hệ với khách hàng. Nếu khách hàng có mặc cả, thì chắc chắn với khách hàng là, giá của em luôn luôn là tốt nhất. Sếp của gin nói là, phải mark up lên một tí để giảm cho tâm lý của khách hàng thoải mái. Nhưng nếu gin là khách hàng, gin sẽ nói, mặc cả luôn luôn được, hoặc nếu mình không mặc cả, mình đã bị hớ rồi. Thế nên, cứ bán giá thật luôn là tốt nhất. Gin nghĩ thế thôi.

4. Care hàng.
– Khách hàng okie với giá của mình rồi thì vào giai đoạn care hàng. Care hàng sẽ liên quan đến nghiệp vụ của CS một tí. Bên tnn, sales có liên quan với agent không? Bên gin, sales chỉ làm việc với khách hàng. CS làm việc với agent. Cho nên phần care hàng sẽ là thông tin agent –> CS –> sales –> khách hàng. Trong khi gin rất muốn thay đổi thành thông tin agent –> CS –> khách hàng. Như thế sẽ nhanh chóng hơn nhiều. Sales có thêm thời gian để chăm sóc khách hàng mới và không phải quá nặng đầu về các lô hàng đang care. Khách hàng luôn có được thông tin nhanh nhất. Tuy nhiên thì nhiều sales sợ rằng CS hay công ty sẽ lấy mất khách hàng của mình. Nhưng nếu giải quyết được khâu này bằng một cách xử sự rất fair từ công ty, thì hoàn toàn có thể ok được.
– Xử lý tình huống: Nói chung trong khâu care hàng thì quan trọng nhất là thông tin liên tục + xử lý tình huống và đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ nếu có từ khách hàng. Quan hệ với khách hàng tốt hay xấu cũng ảnh hưởng nhiều từ khâu này nhé!

5. Thăm hỏi sau lô hàng.
Sau khi lô hàng đã okie rồi thì vẫn nên hỏi thăm khách hàng. Đương nhiên cả với các lô hàng to door thì cũng phải thăm hỏi như thường. Với sales thông thường thì, thu xong tiền = close lô hàng. Nhưng khách hàng sẽ là bán được hàng về = thu lợi nhuận = close lô hàng. Cho nên mình có thể hỏi là hàng thông quan ok hết không? Hàng về có vấn đề gì không? Anh/chị bán hàng có chạy không? Etc…Khách hàng sẽ thấy là mình quan tâm + tưởng tượng như mình là người rất thân của khách hàng vậy (trích câu một anh khách hàng của gin nhé!) Sau đó ít lâu hãy hỏi khách hàng về kế hoạch nhập hàng tiếp theo. Chẳng ai thích bị lợi dụng cả. Cho nên cố gắng đừng để khách hàng nghĩ là, anh có nhập hàng em mới sống được, cho nên em care anh. Mà hãy để khách hàng nghĩ, win win, và em rất vui vì được làm việc với anh. Thế tốt hơn. Nhưng hãy chân thật.

2. Phân khúc thị trường cho các bạn sale hàng nhập sẽ ở đâu?

Theo dõi các report thị trường sẽ cho biết phân khúc thị trường nằm ở đâu. Ngoài TQ và châu Á, hãy nghĩ tới châu Âu, nhất là Đức.

3. Cách thức liên lạc với khách hàng?
– Mọi cách thức có thể: email, điện thoại, fax, gặp trực tiếp. Tùy đối tượng khách hàng tiềm năng đến đâu để mình quyết định gặp trực tiếp – hay là không. Đương nhiên khách hàng mà đẹp giai và thú vị dù không tiềm năng gin cũng cố gắng gặp. Sales hàng không được thì sales người chứ sao. Thỉnh thoảng dịp lễ gì đó gin cũng nhắn tin chúc mừng khách hàng. Nhưng không phải kiểu mấy cái trái tim hay chúc lộc thọ gì cả, mà gọi cả tên khách hàng ra để mà chúc. Tin nhắn cũng tiện lắm, nếu mình gọi điện, nhiều khách hàng lại bảo mình hâm. Chỉ gọi điện khi chúc + kết hợp cần thông tin thôi. Thăm hỏi lễ tết thì nhắn tin. Còn sinh nhật thì tất nhiên là gọi điện chúc mừng, thân hơn thì tặng quà và mời gặp rồi nhỉ.

4. Sale hàng nhập khác sale hàng xuất như thế nào? Khó hơn hay dễ hơn?
Sales bên gin thích làm hàng nhập. Vì làm hàng xuất bên gin giá không cạnh tranh. Khách hàng xuất bên gin hầu hết là xuất chỉ định. Gin cũng chưa bao giờ sales được hàng xuất cho nên không biết nữa.

Gin chuyên làm quy trình + power point quy trình, cho nên sau này tnn thu thập được quy trình chuẩn, chuyển qua đây gin làm cho. Miễn phí nhé!

Mình từng làm sales cả nhập và xuất nên cũng muốn share một chút ( quan điểm và kinh nghiệm cá nhân mình thôi nhé )

+ Nếu làm Freight ( tức là chỉ bán cước từ cảng nước ngoài về ) thì dễ chịu hơn 1 chút.Sales cần nắm chắc Incorterm, các loại vận đơn ( O.BL, Surrender B/L, Telex Release, Express Release, vận đơn kí hậu … ), nắm chắc nghiệp vụ Hải quan ( để chào hàng hoặc tư vấn ), Thuế NK, phối hợp tốt với Operation Hàng nhập, giải thích rõ ràng với khách hàng các thuật ngữ chuyên ngành ( THC, D/O, Handling,storage charges.. )

Liên tục yêu cầu oversea branch, agent update thông tin hàng hóa.Có phát sinh phải thành thật, nhẹ nhàng, lý do giải thích chính đáng, tin cậy.Có bằng chứng Đại lý, Hãng tàu gửi là…an toàn nhất.

+ Nếu làm cả Door và Freight ( D2D, D2P.. ) nghĩa là liên quan đến các thủ tục vận chuyển và xuất hàng bên nước ngoài thì phải hiểu các chi phí bên ấy thế nào, ý nghĩa và lý do thu các loại phí ấy.Thông lệ, tập quán giao hàng bên nước ngoài ?..

+ Cung cấp các thông tin dịch vụ cũng là điều hết sức quan trọng : Giá all – in, gồm VAT hay chưa, Estimated Transit time, ETD, ETA…Không nên dùng tiểu xảo ” chặt chém ” khách hàng.Nếu khách hàng thấy sales không trung thực thì close business và relationship cũng chấm hết luôn.( nếu có phải linh hoạt ^^ )

+ Các kĩ năng Giảm giá cước, tăng giá Local, hoặc vài kĩ năng ” thông minh ” ( hỏi anh em Sales kinh nghiệm ) để cân đối Profit mặc dù cũ cũng nên áp dụng.

Hiện nay, nâng cao trình độ nghiệp vụ : Forwarding, Custom Clearance and Formality, Warehousing and Distribution, Tax & Duty, Customer Service… tôi thấy là hiệu quả hơn cả.Cạnh tranh về giá bao giờ cũng không có quan hệ lâu bền vì chẳng ai là No 1 cả đâu.
Tâm lý khách hàng muốn làm việc với Sales tin cậy, gần gũi, am hiểu và tận tình.Có các yếu tố này thì Money đôi khi chỉ là vấn đề đơn giản.

3936 views