Một nhân viên trong ngành Xuất nhập khẩu đầu tiên phải có hiểu biết cơ bản về các Điều kiện thương mại Quốc tế (Incoterms), các Phương thức thanh toán Quốc tế, các Phương thức vận tải Quốc tế và các Văn bản pháp lý quy định về việc Khai báo Hải quan. Các nhân viên làm trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu có thể có nhiều cách gọi khác nhau tùy tính chất công việc. Sau đây là mô tả công việc của 1 số vị trí thường gặp trong lĩnh vực Thương mại Quốc tế.

1./ Nhân viên mua hàng (Purchasing Official):

– Tìm kiếm nhà cung cấp (qua Internet và các nguồn thông tin khác); thường làm việc tại các công ty thương mại nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định

– Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng (gửi Inquiry)

– Phân tích Báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…)

– Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương (Purchase Order)

– Chuẩn bị các chứng từ thanh toán ( mở L/C, chuyển tiền..)

– Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải (liên hệ Forwarder, …)

– Tiến hành Khai báo Hải quan [*]

– Đưa hàng về nhập kho

[*] Công việc Khai báo Hải quan có thể do Nhân viên Xuất nhập khẩu trực tiếp làm hoặc công ty có thể thuê công ty dịch vụ làm. Thông thường công ty dịch vụ vận tải nào book tàu/ máy bay cho lô hàng sẽ tiến hành Khai báo Hải quan giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn.

2./ Nhân viên Nhập Khẩu (Import Executive):

– Công việc tương tự 1 Purchasing Official nhưng đa số nhân viên Nhập khẩu đơn thuần không phải tìm kiếm nhà cung cấp; thường làm việc trong các công ty kinh doanh ít mặt hàng và có nhà cung cấp ổn định, các công ty phân phối độc quyền 1 nhãn hiệu nào đó…

3./ Nhân viên Sales – Xuất nhập khẩu

– Công việc của 1 Nhân viên Sales tương tự như Sales nội địa nhưng phải tìm kiếm và giao dịch với khách hàng nước ngoài.  – Phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng như (thuê vận tải, mở TK xuất khẩu, xin C/O…. )

4./ Nhân viên Xuất khẩu (Export Executive)

– Công việc tương tự như Nhân viên Sales Xuất nhập khẩu nhưng không phải tìm kiếm khách hàng do công ty đã có đầu ra ổn định. Nhân viên này chỉ thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu đơn thuần.

5./ Nhân viên chứng từ: Các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ thuộc Phòng XNK của 1 công ty lớn (chỉ chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ Xuất nhập khẩu). Đa số nhân viên chứng từ làm việc trong các công ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan (chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan).

6./ Nhân viên Xuất nhập khẩu hiện trường: Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận tải. Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan.

7./ Nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế tại Ngân hàng Những nhân viên này phải có kiến thức chủ yếu trong mảng Thanh toán quốc tế, hiểu các quy định, các chuẩn mực trong Thanh toán quốc tế giữa các ngân hàng, giữa ngân hàng và khách hàng.

8./ Nhân viên tại Văn phòng Đại diện của các công ty đa quốc gia