Hi các bạn, với kinh nghiệm làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao nhận vận chuyển quốc tế 3 năm của mình, mình xin chia sẻ công việc của mình ở một công ty chuyên về xuất khẩu như sau nhé

1/ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng
– Xây dựng phương án nhập khẩu và soạn thảo hiệp nghị, hợp đồng ngoại thương
– Chỉ đạo soạn thảo/soạn thảo các công văn/điện thư giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh.
– Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài.
– Chỉ đạo biên dịch/biên dịch tài liệu tiếng Anh
– Thực hiện công tác đối ngoại khác

2/ TRÁCH NHIỆM
• Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý công việc nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu.
• Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu.
• Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.
• Giám sát và kiểm tra công việc tìm kiếm khách hàng thông quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com,ecvn.com…
• Giám sát, kiểm tra thực hiện công việc kiểm tra, trả lời thông tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xuyên về các khách hàng phát sinh.
• Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.
• Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng.
• Quản lý, giám sát, triển khai công việc tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.
• Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.
• Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh
• Phiên dịch (tiếng Anh) tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước

3. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG: (Trong và ngoài nước)
• Giám sát và trực tiếp tìm kiếm khách hàng thông qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: (Theo quy trình làm việc)
i. alibaba.com
ii. Thực hiện up sản phẩm thường xuyên, để lên top đầu của một ngành hàng, chẳng hạn, trung bình một ngày phải up 500 1000 sản phẩm của một sản phẩm thì sản phẩm của mình mới hiện thị lên top đầu.
• Sau một ngày up sản phẩm như vậy, vào mỗi sáng sẽ check email và phần inbox trên alibaba của mình xem có thư hỏi hàng và khách hàng nào quan tâm đến sản phẩm đó hay không.
• Trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư hỏi hàng cần phân định rõ và chăm sóc. Một là thư sẽ gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình. Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ trao đổi tiếp.
iii. sourcing.alibaba.com(chuyên tìm kiếm các mối khách hàng có nhu cầu mua hàng gì mình chào bán hàng đó).
Đây là hình thức tự đi tìm nhà nhập khẩu. Trên trang này sẽ chia theo nhu cầu của nhà nhập khảu từng ngành hàng khác nhau. Ví dụ mình muốn tìm các nhà nhập khẩu có nhu cầu về tương ớt thì sẽ vào phần Food hoặc phần gia vị để tìm kiếm các nhà nhập khẩu hỏi hàng các mặt hàng đó. Sau đó mình gửi email chào hàng, báo giá và đợi phản hồi của nhà nhập khẩu.
• Tìm kiếm khách hàng thông qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị
• Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa hai bên.
4. Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng:

• Đối với khách hàng trong nước:
i. Tiếp nhận đơn hàng
ii. Làm đơn hàng và trao đổi với nhà máy về khả năng giao hàng, thời gian giao hàng
iii. Cung cấp thông tin khách hàng để viết hoá đơn đỏ
iv. Cung cấp các giấy tờ cần thiết trong trường hợp khách hàng có nhu cầu như chứng nhận xuất xứ sản phẩm,….
v. Liên hệ với khách hàng để thanh toán, thường sẽ thanh toán trước 1 ngày hoặc 2 ngày trước khi giao hàng
vi. Thực hiện các bước còn lại như thanh toán với kế toán, hay chiết khấu cho khách hàng.

• Đối với các khách hàng nước ngoài:

1 /Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng
2/ Tính toán số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ (thể tích có thể chất 26.5cm3) hoặc 1 cont 40′ (NgayTrong ngày)
3 Làm đơn hàg, fax xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp ứng được không? Thời gian giao hàng? Sau đó chuyển bị tem phụ gửi nhà máy dán vào chai, lọ sản phẩm xuất khẩu. (Ngay Trong ngày)
4 Trong trường hợp hàng hoá phải kiểm định, làm hồ sơ kiểm định hàng hoá chuyển cho cơ quan có thẩm quyền đăng kí kiểm định sản phẩm.
5 Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán
6 Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với khách hàng.
7 Cho khai hải quan lô hàng
8 Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không
9 Hãng tàu sẽ gửi Bill nháp cho mình, mình kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc và gửi lên cho mình.
10 Chuyển bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O
11 Khi có C/O gốc, Bill tàu gốc, kèm 3 bộ chứng từ gồm hợp đồng, invoice, packing list gửi phát nhanh cho khách hàng lấy hàng ở đầu bên kia.
12 Chuyển hợp đống qua email bằng bản mềm yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu đỏ chuyển lại cho mình bản tiếng anh và tiếng việt (chuyển lên thành phần 5)

• Trả lời email, văn bản với đối tác, yêu cầu thông qua Trưởng/phó phòng.
• Dịch bài trên website sang tiếng anh ngay sau khi có bài đăng trên website.
• Giao tiếp, giao dịch với đối tác với thái độ cởi mở, hòa nhã. Nếu có phát sinh trong công việc phải báo cáo với người quản lý trực tiếp hoặc Tổng Giám Đốc để kịp thời giải quyết phát sinh.
• Tự chịu trách nhiệm trong các văn bản dịch thuật.
• Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.
• Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp