Mỹ phẩm là đối tượng điều chỉnh của Luật Dược phẩm, có thể nói đây là một mặt hàng khó đối với những người nhập khẩu kinh doanh lần đầu. Thủ tục nhập khẩu và bán mỹ phẩm như sau:
Trước khi bán mỹ phẩm và nhập khẩu mỹ phẩm cần có giấy phép “Quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm” và giấy phép “sản xuất mỹ phẩm”. “Quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm” là chỉ những người đưa mỹ phẩm ra thị trường trong nước Nhật Bản, đặt hàng các nhà sản xuất và quản lý các nhà sản xuất, chịu trách nhiệm cuối cùng về thị trường và sản phẩm. Trong khi đó “sản xuất mỹ phẩm” là chỉ những người chuyên sản xuất ra mỹ phẩm. Trường hợp mỹ phẩm nhập khẩu thì không phải là hàng sản xuất trong nước nhưng theo Luật Dược phẩm, việc đóng gói, dán nhãn và bảo quản đóng vai trò là một bộ phận của công đoạn sản xuất, vì vậy khi tiến hành các công việc này cần xin giấy phép “sản xuất mỹ phẩm”.

Nộp đơn xin cấp các giấy phép nói trên cho Phòng quản lý các sơ sở kinh doanh dược phẩm của các tỉnh/ thành phố nơi văn phòng và nhà máy của bạn đóng trụ sở.
*Giấy tờ cần thiết để xin giấy phép “ Quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm”:

– Đơn xin cấp phép “Quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm”;

– Giấy chứng nhận hạng mục đăng ký (trường hợp là công ty);

– Bảng phân công nhiệm vụ;

– Giấy khám sức khỏe của người xin cấp giấy phép (nếu là công ty thì người đảm

trách công việc);

– Giấy chứng nhận tuyển dụng của người có trách nhiệm bao quát việc sản xuất và

bán hàng;

– Giấy tờ chứng minh trình độ của người có trách nhiệm bao quát việc sản xuất và

bán hàng;

– Sơ đồ tổ chức (nếu là công ty)

– Giấy tờ liên quan đến quản lý chất lượng (GQP);

– Giấy tờ liên quan đến quản lý an toàn sau sản xuất và bán hàng (GVP);

– Sơ đồ thiết bị bảo quản (trường hợp bảo quản sản phẩm tại cơ sở của mình sau

khi phân định lô hàng);

– Sơ đồ hướng dẫn.
*Giấy tờ cần thiết để xin giấy phép “sản xuất mỹ phẩm”:

– Đơn xin cấp phép “sản xuất mỹ phẩm”;

– Giấy chứng nhận hạng mục đăng ký (trường hợp là công ty);

– Bảng phân công nhiệm vụ;

– Giấy khám sức khỏe của người xin cấp giấy phép (nếu là công ty thì người đảm

trách công việc);

– Giấy chứng nhận tuyển dụng của kỹ sư chịu trách nhiệm;

– Giấy tờ chứng minh trình độ của kỹ sư chịu trách nhiệm;

– Sơ đồ khái quát cấu tạo của thiết bị;

– Khái quát việc sử dụng các thiết bị liên quan khác (trường hợp thiết bị thí nghiệm

khác);

– Bản sao hợp đồng thuê các thiết bị khác (trường hợp thuê);

– Sơ đồ bố trí thiết bị;

– Bản vẽ mặt bằng (nếu dùng tủ, kệ thì ghi cả thể tích);

– Sơ đồ hướng dẫn.
Người quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm cần nộp “Giấy khai báo nhà sản xuất mỹ phẩm nước ngoài”, “Khai báo quản lý sản xuất và bán mỹ phẩm”, “Khai báo nhập khẩu mỹ phẩm để sản xuất và bán hàng”. Trình tự và nơi xuất trình như sơ đồ dưới đây.

Về thành phần hỗn hợp của mỹ phẩm

Tiêu chuẩn thành phần hỗn hợp của mỹ phẩm ở Nhật Bản khác với ở nước ngoài, vì vậy có khi sản phẩm dù được lưu thông ở nước ngoài dưới dạng mỹ phẩm nhưng ở Nhật lại không được chấp nhận là thành phần của mỹ phẩm. Bạn cần phải xem xét,  tìm hiểu trước về bảng kê thành phần xem nó có phù hợp với tiêu chuẩn mỹ phẩm của Nhật Bản không.
Tiêu chuẩn mỹ phẩm áp dụng Phương thức Danh mục không cho phép (Negative List) và Danh mục cho phép (Positive List) quy định thành phần mỹ phẩm bị cấm, thành phần bị giới hạn trong hỗn hợp. Các thành phần nằm ngoài danh mục này có thể được sử dụng tùy theo lãnh đạo công ty nhưng người nhập khẩu phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính an toàn của sản phẩm vì vậy cần phải kiểm tra kỹ càng về thành phần. Vui lòng kiểm tra Tiêu chuẩn mỹ phẩm nói ở điều 331 trong Thông cáo Tiêu chuẩn mỹ phẩm của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi và Bảng 1- 4 của Thông cáo này.

Yêu cầu về nhãn mác khi bán hàng

Về ghi nhãn cũng phải tuận theo Luật Dược phẩm. (Các sản phẩm đóng trong bình xịt cần ghi nhãn theo Luật An toàn sử dụng khí cao áp). Trong Luật Dược phẩm, các loại mỹ phẩm nhập khẩu cần phải ghi nhãn bằng tiếng Nhật tất cả các nội dung như: họ tên, địa chỉ, tên giao dịch của người nhập khẩu bán hàng, số sản xuất hoặc ký hiệu sản xuất, tên thành phần, thời hạn sử dụng, v.v…(ghi tất cả thành phần). Nơi ghi nhãn là ghi trên vỏ sản phẩm hoặc bên ngoài hộp. Trường hợp sản phẩm nhỏ quá không ghi được thì ghi vào một tờ giấy riêng kèm theo, liệt kê các thành phần có tổng lượng sử dụng lớn nhất trong số các thành phần. Chi tiết tên gọi các thành phần xin tham khảo trang chủ của Hiệp hội Công nghiệp Mỹ phẩm Nhật Bản.
Ngoài ra, “Quy tắc cạnh tranh công bằng liên quan đến nhãn mác hàng mỹ phẩm” đã được ban hành như một tiêu chuẩn tự nguyện của ngành công nghiệp này.

Thông tin liên quan:

Sở Y tế, Phúc lợi Kanto: http://kouseikyoku.mhlw.go.jp/kantoshinetsu/index.html

Sở Y tế, Phúc lợi Kinki: http://kouseikyoku.mhlw.go.jp/kinki/index.html

Trung tâm Nghiên cứu An toàn sức khỏe Tokyo (Luật Dược phẩm và Mỹ phẩm):

http://www.fukushihoken.metro.tokyo.jp/kenkou/iyaku/sonota/

cosmetics/cos_yaku/index.html

Hiệp hội Doanh nghiệp Dược phẩm và Thiết bị y tế (Cơ quan hành chính độc lập):

http://www.pmda.go.jp/

Hiệp hội Công nghiệp Mỹ phẩm Nhật Bản: http://www.jcia.org/